Περιεχόμενα Άρθρου
Μεγάλη είναι η σημασία της λειτουργικής οργάνωσης και μηχανοργάνωσης μιας επιχείρησης και ιδιαίτερα σήμερα που με κάθε τρόπο θα πρέπει να παρακολουθούνται δείκτες και οικονομικά μεγέθη μιας επιχείρησης.
Όσο δύσκολες και απρόβλεπτες και αν είναι σήμερα οι επιχειρηματικές εικασίες, όσο δυσοίωνο και εάν είναι το μέλλον των συνεργείων, η αλήθεια είναι ότι θα πρέπει αύριο το πρωί, να ανοίξετε το συνεργείο σας, να προσπαθήσετε να πουλήσετε προϊόντα και υπηρεσίες, να προσελκύσετε πελάτες στην επιχείρησης σας, να λειτουργήσετε, να στηρίξετε την επιχείρηση σας που μέσα από αυτή ζείτε εσείς, η οικογένεια σας και το προσωπικό σας. Η οικονομική κρίση αναγκάζει τόσο τον επιχειρηματία όσο και τον καταναλωτή να βλέπουν τα πράγματα με άλλη προοπτική. Η προσαρμογή λοιπόν μιας επιχειρήσεις στις σημερινές απαιτήσεις είναι περισσότερο επιτακτική παρά ποτέ. Μικρές η μεγάλες αλλαγές και προσαρμογές στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης, αθροιστικά μπορούν να συμβάλουν θετικά στην βιωσιμότητα του συνεργείου.
Μηχανοργάνωση ή ταμειακή μηχανή;
Η μηχανοργάνωση του συνεργείου συμβάλει και αυτή θετικά στην βιωσιμότητα του συνεργείου. Προς αυτή την κατεύθυνση κινούνται πολλές εφαρμογές πληροφορικής που δίνουν ολοκληρωμένες λύση στον επαγγελματικό κλάδο εμπορίας- επισκευής και συντήρησης του αυτοκινήτου. Ανάλογα μάλιστα με τις λειτουργικές απαιτήσεις και το μέγεθος του συνεργείου, οι εφαρμογές αυτές αποτελούν την ιδανική επιλογή για τα συνεργεία που, σύμφωνα με τις νέες φορολογικές εξελίξεις, εντάσσονται στην υποχρεωτική έκδοση των παραστατικών τους είτε με τη χρήση ταμειακής μηχανής, είτε με τη χρήση εμπορικής εφαρμογής και φορολογικού μηχανισμού. Στην περίπτωση των επιχειρήσεων ανταλλακτικών που κάνουν χονδρικές πωλήσεις θεωρείται μονόδρομος η χρήση μόνο εμπορικής εφαρμογής και φορολογικού μηχανισμού, προκείμενου να εξυπηρετήσουν την υποχρέωση ενημέρωσης της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων (Γ.Γ.Π.Σ.) του υπουργείου Οικονομικών για τις κινήσεις τους.
Βασικά πλεονεκτήματα εφαρμογών
Οι εφαρμογές μηχανοργάνωσης καλύπτουν τόσο την εμπορική, όσο και την οικονομική διαχείριση των επιχειρήσεων του κλάδου. Έχουν την δυνατότητα να προσφέρουν σημαντικές πληροφορίες, στατιστικά δεδομένα, οικονομικούς δείκτες και οργάνωση των υπηρεσιών του συνεργείου. Υπερτερούν λοιπόν έναντι των ταμειακών μηχανών στην οργάνωση και στην πλούσια πληροφόρηση που προσφέρουν στον υπεύθυνο της επιχείρησης.
Πιο συγκεκριμένα, μερικά από τα πλεονεκτήματα της μηχανογράφησης έναντι της χρήσης απλής ταμειακής μηχανής είναι:
- Ο υπεύθυνος της επιχείρησης έχει σαφή εικόνα της επιχείρησής του σε σχέση με τις προηγούμενες χρονιές, ενώ ανάλογα με την εφαρμογή μπορεί να παρακολουθεί και την απόδοση των υπαλλήλων του ανά εργασία σε μηνιαία ή σε ετήσια βάση
- Μπορεί να γνωρίζει πόσοι είναι οι ενεργοί του πελάτες, πόσοι έρχονται σε σταθερή βάση και πόσους έχασε τον τελευταίο χρόνο, καθώς και πόσες εργασίες (service, αγορά ανταλλακτικών κτλ) γίνονται σε μηνιαία βάση.
- Έχει τη δυνατότητα να διαχειρίζεται τα είδη της αποθήκης του ενώ μπορεί, επίσης, να διαχειριστεί και τις πωλήσεις του, χονδρική ή λιανική.
- Μπορεί να καταχωρήσει και να διαχειριστεί τα οχήματα ανά πελάτη, να παρακολουθεί το ιστορικό των οχημάτων, να προγραμματίσει ημερομηνίες μελλοντικών εργασιών που πρέπει να πραγματοποιηθούν, π.χ. αλλαγή κάρτας καυσαερίων, και να ειδοποιηθούν ανάλογα και έγκαιρα οι πελάτες.
- Σε μερικές εφαρμογές μπορεί να διαχειριστεί την αλλαγή κάρτας καυσαερίων των πελατών ή την αντικατάσταση καταλυτικών μετατροπέων βάσει της Φ2/39716/5155, να εισάγει τις μετρήσεις του καταλυτικού μετατροπέα πριν και μετά την αντικατάσταση και να τις εξάγει σε αρχείο με την απαιτούμενη από το Υπουργείο Μεταφορών και Επικοινωνιών γραμμογράφηση.
- Μπορεί να διαχειριστεί τις εντολές επισκευής ή τις κάρτες εργασιών και να εκδώσει τιμολόγια ή αποδείξεις.
- Ανάλογα με την οργάνωση της επιχείρησης ο υπεύθυνος του συνεργείου μπορεί να δει την επίτευξη των στόχων που έχει θέσει, να συγκρίνει την απόδοσή τους σε σχέση με τις προηγούμενες περιόδους και να αποδώσει τις ανάλογες προμήθειες, ώστε να τους προσφέρει κίνητρα.
- Ανάλογα με την εφαρμογή ο ιδιοκτήτης – επιχειρηματίας μπορεί να έχει στην διάθεση του μεγάλο αριθμό πληροφοριών και δεικτών (οικονομικών και στατιστικών) που έχει ανάγκη να γνωρίζει να αξιολογεί.
- Επίσης ένα πρόγραμμα μηχανογράφησης μπορεί να καλύψει την ανάγκη που υπάρχει σε πολλές επιχειρήσεις ανταλλακτικών να παρέχουν μηνιαίες αναφορές πωλήσεων ανταλλακτικών και υπηρεσιών στους προμηθευτές τους.
Η επιλογή
Όπως είναι κατανοητό όλες αυτές οι πληροφορίες δεν μπορούν να εξυπηρετηθούν από μια ταμειακή μηχανή. Είναι σημαντικό λοιπόν σήμερα η επιλογή της όποιας λύσης να εξυπηρετεί τις πραγματικές απαιτήσεις της επιχείρησης που είναι ανάλογες με το μέγεθος της και της δραστηριότητες της.
Όσο κακή και εάν είναι η οικονομία, οι άνθρωποι και οι εταιρείες εξακολουθούν να έχουν ανάγκες και προβλήματα που θα πρέπει να επιλυθούν. Θα εξακολουθούν να χρειάζονται προϊόντα και υπηρεσίες. Σίγουρα οι πωλήσεις, μικρές ή μεγάλες δεν πρόκειται να σταματήσουν. Αρκεί να μπορέσετε να προσαρμόσετε κάποιες πολιτικές σας, να παραμείνετε στο “παιχνίδι” και να διεκδικήσετε ένα μέρος της αγοράς. Η επιλογή είναι πάντα δική σας.
